BOTs/Ziele, Projekte und Aufgaben – wie setze ich diese Module im Unternehmen ein?

In diesen Modulen steuerst Du Unternehmensziele wie Marketing, Einkauf, Zahlen usw. Hier ist zu jedem Unternehmensbereich ein Ziel oder fortlaufendes Ziel definiert. Im Organigramm werden diese Ziele angezeigt, die Du so gekennzeichnet hast. Diese sind aus der Praxis erprobte Vorschläge, die Du selbstverständlich auch ändern kannst. Unter dem Ziel legst Du die Aufgaben an, die entweder direkt zum Ziel oder zu Projekten gehören. Diese sind unter der Lasche „Ziel“ zusammengefasst. Ob es zu einem Ziel nun Projekte gibt, dies entscheidest Du am Besten anhand der Komplexität Deines Ziels. Den Fortschritt – also wie weit ist die Zielerreichung – pflegt ANTON selbst. Je nach Stand der Erledigung der zugeteilten Aufgaben errechnet ANTON automatisch den aktuellen Fortschritt des Ziels.

Also, wir haben Ziele, Projekte und dazugehörende Aufgaben. Damit bildest Du das gesamte Unternehmen mit seinen Aufgaben digital ab.

Sowohl in den Aufgaben, Projekten als auch in den Zielen ist es immer sinnvoll die Situaiton zu beschreiben, in der ich mich befinde, ebenso das gewünschte Ergebnis sowie den Weg dahin. Z.B. könnte dies so aussehen:
Ich bekomme eine Aufgabe, alle Rechnungen und Reisekostenabrechnungen zur Zahlung freizugeben. Dann ist die Aufgabe folgendermaßen beschrieben:

Situation: es liegen Rechnungen und Reisekostenabrechnungen vor. Diese müssen auf sachliche und fachliche Richtigkeit überprüft werden, um diese anschließend zur Bezahlung freizugeben.
Gewünschte Ergebnis: Alle Rechnungen und Abrechnungen sind korrekt erstellt und werden ausbezahlt.
Weg dahin: Prüfe die Mehrwertsteuersätze, prüfe ob der Einkaufspreis niedirger als der Verkaufspreis ist, prüfe die Übereinstimmung der wahrgenommenen Termine mit der aufgeführten Reisekostenabrechnung … Nach der Prüfung setze den Status auf „bezahlen“.

So wie diese Aufgabe beschrieben ist, so werden auch Projekte und Ziele beschrieben, nur eben mit den Informationen, die für das Projekt oder das Ziel wichtig und eventuell auch hilfreich zur Erfüllung von Aufgaben sind.
 

Nun, und was ist eigentlich ein BOT?

Ein BOT ist auch ein Ziel, das aber wiederkehrende Aufgaben beschreibt und die immer wieder neu gestartet werden können.
Ein Beispiel: Im Unternehmen gibt es jeden Tag unzählig wiederkehrende Aufgaben. In einem Handwerksbetrieb ist das beispielsweise beim Kunden das Aufmaß erstellen und danach ein Angebot schreiben. Beim Maschinenbauer ist es die Maschinenanforderungen aufzunehmen, danach eine Kalkulation erstellen, diese dem Kunden vorzustellen und zu verkaufen. Bei einem Beratungsunternehmen wäre es den Interessenten von der Anfrage bis zum Kauf komplett zu betreuen.

Die einzelnen Schritte, die zu tun sind, werden im BOT/Ziel in den Aufgaben beschrieben. Die Aufgaben haben eine definierte Abfolge und werden nacheinander oder parallel von einer Person oder mehreren Personen (u.U. auch zeitgleich) ausgeführt. Dies genau steuert dann ANTON – jedesmal, wenn der Handwerker ein Aufmaß, der Maschinenbauer ein komplexes Angebot erstellen muss. Dann startest Du den BOT und die dazugehörigen Aufgaben werden automatisch an die Mitarbeiter verteilt und abgearbeitet. Die Aufgaben dazu landen bei jedem zuständigen Mitarbeiter in seiner persönlichen Aufgabenliste.

Also, mit einem BOT digitalisierst Du Dein Wissen, „Best-Practise“-Wissen für Kollegen oder andere Nutzer.
Diese BOTs kannst Du aus Deinem ANTON exportieren und versenden oder Dir fertige BOTs zu anderen Themen zuschicken lassen und in Deinen ANTON importieren, z.B. von Kollegen oder aus ANTONs Bottery. Schau dort rein, vielleicht gibt es in der Bottery Wissen, das Dir nützlich ist wie z.B Kundenaquise im B2B-Bereich, Messe organisieren, Webseite erstellen, Facebook-Werbung durchführen und vieles mehr.

Am Ende eines BOTs kann ein Event oder eine Kampagne stehen. Sobald alle Voraussetzung dafür geschaffen sind, mündet dieser BOT in einer Kampagne. Dort kann ich wiederum eigene Aufgaben oder Routineaufgaben vergeben, wie z.B. in Xing die Leute anpingen oder auf Facebook zu posten. Damit verlasse meinen BOT.
In der Kampange kann ich entsprechend die zu der Kampagne gehörenden Ansprechpartner, Leads oder Kundengruppen dazu wählen. Wie dies im Detail funktioniert, dazu findest Du weitere Informationen im Tutorial zu „Kampagnen“.