Wie halte ich meine Ansprechpartner und Firmen in ANTON mit anderen Systemen synchron? Wie geht der Import?

Situation/Frage:
Du möchtest, dass Deine eigenen Ansprechpartner mit oder ohne Firmen aus Deinem eigenen System hier in ANTON verfügbar sind. 

Gewünschtes Ergebnis:
Deine eigenen Ansprechpartnerdaten sind in ANTON vorhanden.

Weg dahin:
Hierzu nutzt Du die CSV-Importfunktion in ANTON. Du exportierst Deine Daten aus Deinem Systen anhand unserer CSV-Musterdatei (entweder gibst DU diese sofort in dem Format aus oder Du nimmst Deine Exportdatei und fügst die Daten in die Musterdatei ein.

Alternativen:

• Import per RestAPI Schnittstelle. Es werden die Daten direkt von Deinem System abgerufen und zurückgespielt (Programmierung nötig)
• Wir stellen eine automatisierte Importfunktion her, bei der Du Deine CSV-Datei einfach in einen FTP-Ordner bei uns hochlädst und ANTON startet den Import automatisch.

Import der Ansprechpartner mit einer CSV-Datei

Durch einen Import teilst Du mir mit, wen Du kennst und mit wem Du arbeitest. Danach kannst Du sogar mit wenigen Klicks Deine historische E-Mail Kommunikation hier importieren. Das heisst, ich lege E-Mails aus der Vergangenheit beim zugehörigen Ansprechpartner ab.

Los gehts:

Hier habe ich Dir die CSV-Tabelle (als zip-Datei) vorbereitet, in die Du Deine Daten einträgst bzw. nach deren Muster Du Deinen eigenen Export gestaltest.
Sobald das erledigt ist, wähle Ansprechpartner im Menü links aus:

Jetzt startest Du den Import über das Import Icon oben rechts:

Dann geht es in 4 Schritten weiter:

Schritt 1

Für den Import einer Liste benötige ich von Dir (wie oben schon erwähnt) eine CSV-Datei, die im Format „Unicode UTF-8“ oder „Windows ISO-8859-1“ abgespeichert wurde. Das Trennzeichen der Felder kann als Komma oder Semikolon gespeichert sein.

Wenn Du Dir eine eigene CSV Datei erstellst, beachte folgendes:

• In Excel speicherst Du die Datei als CSV (Trennzeichen-getrennt) ab, musst aber vorher noch unter Tools, Weboptionen, Codierung auf Westeuropäisch (ISO) einstellen.
• In Open Office Calc klickst Du auf Speichern unter…, dann Text CSV (.csv)(*.csv). Anschließend setzt Du bei Filtereinstellungen bearbeiten den Haken und klickst speichern. Danach Aktuelles Format beibehalten bestätigen und dann Zeichensatz als Unicode (UTF-8) und Feldtrenner als ; auswählen und abspeichern.

Für den Import der APs benötige ich in der CSV-Datei minimal folgende Angaben:

• Anrede (Herr/Frau)
• Vornamen
• Nachnamen und
• E-Mailadresse.

Noch besser arbeite ich für Dich, wenn ich noch den Typ wie z.B. Kunde, Potentieller Kunde, Lieferant etc. kenne.
Sollte der Typ in Deiner Liste fehlen, dann stelle ich diesen automatisch auf Potentieller Kunde ein.

Schritt 2

Wähle entsprechend Deiner gespeicherten Datei in Schritt 2 rechts den Dateityp (CSV), das Format (UTF-8 oder ISO-8859-1) und das Trennzeichen (Semikolon oder Komma). Hat Deine Liste eine Überschrift, dann setzte den Haken bei hat Überschriften.

Weißt Du nicht, ob das Trennzeichen Semikolon oder Komma in Deiner Datei gespeichert wurde, dann probiere es aus. Wenn die Auswahl falsch war, dann wird Dir in Schritt 4 der Inhalt der CSV in einer fortlaufenden Zeile dargestellt. Klicke abbrechen und starte den Import neu. Wähle nun die andere (richtige) Option aus.

Schritt 3

Den Schritt 3 benötigst Du, wenn Adressen aktualisiert bzw. synchronisiert werden sollen. Hier legst Du fest, was der weitere Import mit Duplikaten machen soll:

• Überspringen: es werden nur neue Datensätze importiert.
• Überschreiben: der vorhandene Datensatz wird komplett überschrieben. Also, der alte gelöscht und mit dem neuen Daten ersetzt(hier ist etwas Vorsicht geboten).
• Zusammenführen: es werden nur die geänderten Daten übernommen. Alle anderen bestehenden Daten in Deinem AP oder der Firma bleiben bestehen.

Teile mir jetzt mit, wie ich eine Duplette erkennen soll. Wähle dazu ein Referenzfeld aus, i.d.R. die E-Mail, die AP ID (Ansprechpartner ID) oder die FA ID (Firmen ID).

Ich vergleiche nun das vorhandene Feld im AP mit dem Feld in Deiner Liste und lade aktualisiere es. Am besten wählst Du ein Feld, das zu keiner Verwechslung führen kann, z.B. eine Kd.Nr. wie die AP ID oder FA ID. Diese Nummer darf es nur einmal bei einem Datensatz geben. Dann kann ich eine genaue Zuordnung machen. Finde ich diese Nr. nicht lege ich einen weiteren Datensatz neu an, während ein bestehender Datensatz, der mit dieser Nr. in der Liste gefunden wurde, aktualisiert und synchronisiert wird.
Klicke auf „weiter“.

Schritt 4

Folgendes wird Dir nun angezeigt:

• Erste Spalte: die Überschrift Deiner CSV Datei
• Zweite Spalte: die Daten aus der ersten Zeile der CSV
• Dritte Spalte: die Felder in ANTON. Hier kannst nun zuordnen, wohin welcher Eintrag Deiner CSV in welches Feld geschrieben werden soll.

Unter Nutze vorhandene Feldzuordnung rechts oben kannst Du meine bereits für Dich gespeicherte Zuordnung auswählen: Import Ansprechpartner Musterdatei.
Nach Auswahl werden alle Felder so zugeordnet, wie diese in der Musterdatei angelegt sind. Du brauchst nur noch auf Import klicken und abschließen.

Tipp: Teste einen Import immer erst mit einer Testdatei (z.B. 5 Datensätze) und kontrolliere nach dem Import, ob Du mit meinem Ergebnis zufrieden bist. Kopiere Deine Originaldatei und lösche alle Zeilen bis auf 5 weg. Speichere diese Datei als Testdatei. Fehlerhaft importierte Daten kannst Du alle markieren und mit einem Klick wieder löschen. 

Fügst Du z.B. weitere eigene Felder im AP hinzu, dann musst Du das beim Importschema berücksichtigen und Deiner Importdatei als Spalte hinzufügen.
Am unteren Ende der Seite in Schritt 4 kannst Du Deine eigenen Einstellungen für einen nächsten Import abspeichern. Weise die neuen Felder des APs den neuen Feldern Deiner Importliste zu. Wenn Du fertig bist gib dem Feld Speichere Zuordnung einen Namen für das zu speichernde Schema und setze den Haken davor. Wenn Du jetzt den Import startest, dann wird das Schema abgespeichert. Beim nächsten Import rufst Du einfach oben rechts wieder bei „Nutze vorhandene Feldzuordnung“ das gespeicherte Schema auf. Du musst keine Zuordnung mehr einstellen. Du kannst sofort auf Import und fertigstellen klicken. Erledigt.

Import von Firmen

Wenn Du auch die zugehörige Firma zum AP importieren möchtest, muss in Deiner Importliste mindestens das Feld Firma vorhanden und ausgefüllt sein. Ich lege Dir bereits beim Import des Ansprechpartners die Firma dazu im Modul Firmen mit dem Firmennamen an und verknüpfte den oder die Ansprechpartner. Importiere nun in das Modul Firmen nocheinmal genau diese Liste. Der Import funktioniert genauso wie oben beschrieben.

Warum?
Damit die weiteren Daten wie z.B. Adresse oder Tel. der Firma hinzugefügt werden.
Klicke beim Import in Schritt 3 die Checkbox an. Hier ist schon standardmäßig die richtige Auswahl eingestellt (zusammenführen). Klicke auf weiter.
Wähle oben rechts wieder das Schema aus, hier Import Firma Musterdatei. Klicke auf Import und fertigstellen.

Kollegen meines Unternehmens
Erstelle Dir eine eigene CSV-Liste mit Deinen Kollegen und importiere diese ebenfalls auf die gleiche Art und Weise.
Trage in der CSV-Datei unter Typ dann Kollege ein.

Tipp: Wenn Du Daten aus der Firma oder dem AP löscht, weil es einen fehlerhaften Import gegeben hat (z.B. wegen Fehler in Deiner CSV-Datei), dann beachte für den erneuten Import folgendes: Werden die Firmen gelöscht, dann löscht es automatisch auch die Verknüpfung zum Ansprechpartner. Importierst Du nun die Firmen erneut, wird es keine Verknüpfung mehr zum AP geben, weil die Information (also die Verknüpfung zur Firma) im AP fehlt. Deshalb musst Du die APs ebenfalls erneut importieren, um diese dadurch zu aktualisieren. Jetzt wird die Verknüpfung wieder hergestellt.
Löscht Du nur die APs und nicht die Firmen und importierst später nur die APs neu, dann werden diese wieder automatisch mit der Firma verbunden – nach den ausgewählten Importkriterien, die Du vorher in „Schritt 3“ des Imports festgelegt hast.

Jetzt kannst Du mich anweisen, Deine E-Mails den jeweiligen Ansprechpartnern zuzuweisen. Klicke auf das Zahnrädchen oben rechts und wähle den E-Mail Scanner aus:

Ich habe Dir die notwendigen Scanner bereits angelegt. Öffne Deinen E-Mail Scanner durch Klick auf Bearbeiten. Trage das Datum ein, bis wann Du rückwirkend die E-Mails zu den APs zuordnen lassen möchtest. Klick auf Speichern. Es kann etwas Zeit dauern, bis ich alle E-Mails gescannt habe. Wenn ich nun eine E-Mailadresse finde, die Du hier bereits als Ansrechpartner hinterlegt hast, dann ordne ich diese nun zu.

Weitere Anleitung: Erstimport von Ansprechpartnerdaten bei der Einrichtung von ANTON.