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Einführung in ANTON: Wie importiere ich meine ersten Ansprechpartner in ANTON? So funktioniert der Erstimport mit oder ohne Firmendaten.

Situation/Frage:
Du möchtest, dass Deine eigenen Ansprechpartner (mit oder ohne Firmen) hier in ANTON verfügbar sind. enlightened

Gewünschtes Ergebnis:
Deine eigenen Ansprechpartnerdaten sind in ANTON vorhanden. yes

Weg dahin:
Du hast die Wahl zwischen zwei Wegen, die Du gehen kannst:

  • Du erstellst Deine Ansprechpartner (AP) einzeln oder
  • Du nutzt meine CSV-Importfunktion, um sofort alle Daten zu importieren.

 


Einen einzelnen Ansprechpartner anlegen

Im Modul Ansprechpartner klickst Du oben rechts auf das +. Trage Deine Daten ein und speichere ab. Fertig.
 

Import der Ansprechpartner (AP)

Durch einen Import teilst Du mir mit, wen Du kennst und mit wem Du arbeitest. Danach kannst Du sogar mit wenigen Klicks Deine historische E-Mail Kommunikation hier importieren. Das heisst, ich lege E-Mails aus der Vergangenheit beim zugehörigen AP ab.

Los gehts:

Hier habe ich Dir eine CSV-Tabelle (als zip-Datei) vorbereitet, in die Du Deine Daten einträgst. Sobald das erledigt ist, wähle Ansprechpartner im Menü links aus:

Jetzt startest Du den Import über das Import-Icon oben rechts:


 


Dann geht es in 4 Schritten weiter:

Schritt 1

Für den Import einer Liste benötige ich von Dir (wie oben schon erwähnt) eine CSV-Datei, die im Format Unicode UTF-8 oder Windows ISO-8859-1 abgespeichert wurde. Das Trennzeichen der Felder kann als Komma oder Semikolon gespeichert sein.

  • In Excel speicherst Du die Datei als CSV (Trennzeichen-getrennt) ab, musst aber vorher noch unter Tools, Weboptionen, Codierung auf Westeuropäisch (ISO) einstellen.
  • In Open Office Calc klickst Du auf Speichern unter…, dann Text CSV (.csv)(*.csv). Anschließend setzt Du bei Filtereinstellungen bearbeiten den Haken und klickst speichern. Danach Aktuelles Format beibehalten bestätigen und dann Zeichensatz als Unicode (UTF-8) und Feldtrenner als ; auswählen und abspeichern.

Für den Import der APs benötige ich in der CSV-Datei minimal folgende Angaben:

  • Anrede (Herr/Frau)
  • Vornamen
  • Nachnamen und
  • E-Mailadresse.

Noch besser arbeite ich für Dich, wenn ich noch den Typ wie z.B. Kunde, Potentieller Kunde, Lieferant etc. kenne.
Sollte der Typ in Deiner Liste fehlen, dann stelle ich diesen automatisch auf Potentieller Kunde ein.

Schritt 2

Wähle entsprechend Deiner gespeicherten Datei in Schritt 2 rechts den Dateityp (CSV), das Format (UTF-8 oder ISO-8859-1) und das Trennzeichen (Semikolon oder Komma). Hat Deine Liste eine Überschrift, dann setzte den Haken bei hat Überschriften.

Weißt Du nicht, ob das Trennzeichen Semikolon oder Komma in Deiner Datei gespeichert wurde, dann probiere es aus. Wenn die Auswahl falsch war, dann wird Dir in Schritt 4 der Inhalt der CSV in einer fortlaufenden Zeile dargestellt. Klicke abbrechen und starte den Import neu. Wähle nun die andere (richtige) Option aus.

Falsches Trennzeichen beim Import
 

Schritt 3

Schritt 3 benötigst Du nicht für Deinen ersten Import. Lasse den Haken bei der Checkbox weg. Klicke auf weiter.

 

Schritt 4

In Schritt 4 wird Dir folgendes angezeigt:

  • Erste Spalte: die Überschrift Deiner CSV Datei
  • Zweite Spalte: die Daten aus der ersten Zeile Deiner CSV
  • Dritte Spalte: die Felder in ANTON. Hier kannst nun zuordnen, wohin welcher Eintrag Deiner CSV in welches Feld geschrieben werden soll.

Unter Nutze vorhandene Feldzuordnung rechts oben kannst Du meine bereits für Dich gespeicherte Zuordnung auswählen: Import Ansprechpartner Musterdatei.
Nach Auswahl werden alle Felder so zugeordnet, wie diese in der Musterdatei angelegt sind. Du brauchst nur noch auf Import klicken und abschließen.

Tipp: Teste einen Import immer erst mit einer Testdatei (z.B. 5 Datensätze) und kontrolliere nach dem Import, ob Du mit meinem Ergebnis zufrieden bist. Kopiere Deine Originaldatei und lösche alle Zeilen bis auf 5 weg. Speichere diese Datei als Testdatei. Fehlerhaft importierte Daten kannst Du alle markieren und mit einem Klick wieder löschen. 
 


Import von Firmen

Wenn in Deiner Importliste das Feld Firma vorhanden ist, dann hab ich Dir bereits beim Import des Ansprechpartners eine Firma im Modul Firmen mit dem Firmennamen dazu angelegt und diese verknüpft. Importiere nun in das Modul Firmen nocheinmal Deine Liste. Der Import funktioniert genauso wie oben beschrieben.

Warum?
Damit die weiteren Daten wie z.B. Adresse oder Tel. der Firma hinzugefügt werden.
Klicke beim Import in Schritt 3 die Checkbox an. Hier ist schon standardmäßig die richtige Auswahl eingestellt (zusammenführen). Klicke auf weiter.
Wähle oben rechts wieder das Schema aus, hier Import Firma Musterdatei. Klicke auf Import und fertigstellen.

Kollegen meines Unternehmens
Erstelle Dir eine eigene CSV-Liste mit Deinen Kollegen und importiere diese ebenfalls auf die gleiche Art und Weise.
Trage in der CSV-Datei unter Typ dann Kollege ein.  

Tipp: Wenn Du Daten aus der Firma oder dem AP löscht, weil es einen fehlerhaften Import gegeben hat (z.B. wegen Fehler in Deiner CSV-Datei), dann beachte für den erneuten Import folgendes: Werden die Firmen gelöscht, dann löscht es automatisch auch die Verknüpfung zum Ansprechpartner. Importierst Du nun die Firmen erneut, wird es keine Verknüpfung mehr zum AP geben, weil die Information im AP fehlt. Deshalb musst Du die APs ebenfalls erneut importieren, um diese dadurch zu aktualisieren. Jetzt wird die Verknüpfung wieder hergestellt.
Löscht Du nur die APs und nicht die Firmen und importierst nur die APs neu, dann werden diese wieder automatisch mit der Firma verbunden – nach den ausgewählten Importkriterien, die Du vorher in Schritt 3 des Imports festgelegt hast.

 


Bereits bestehende E-Mails einem AP zuweisen

Jetzt kannst Du mich anweisen, Deine E-Mails den jeweiligen Ansprechpartnern zuzuweisen. Klicke links in Stream auf Mailbox scannen.

Wähle nun rechts die Ordner Deiner Mailbox aus, die Du scannen möchtest, die E-Mails, für die Du Ansprechpartner anlegen möchtest.
Wähle das Datum aus, bis wann Du rückwirkend alle diese E-Mails abscannen möchtest. Bedenke aber, je länger der Zeitraum gewählt wurde, desto länger dauert es bis ich ANTON alle E-Mails durchgescannt habe.

Wenn ich nun eine E-Mailadresse finde, die Du hier bereits als Ansrechpartner hinterlegt hast, dann ordne ich die letzte E-Mail dem AP zu.
Hast Du den Haken bei Ansprechpartner erzeugen gesetzt, dann werde ich aus allen neuen E-Mails einen Ansprechpartner anlegen.
Diese solltest Du anschließen noch pflegen, in dem Du in die Ansichtsliste „+ Datenpflege Ansprechpartner“ in der Übersicht bei Ansprechpartner gehst.

P.S. Möchtest Du Ansprechpartner und Firmen mit Deinem eigenen System synchronisieren? So geht’s.

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