Wie pflege ich meine Daten nach meinem Adressimport? Kann mich ANTON an die Pflege auch erinnern?

Situation/Frage:
Du hast Deine Adresse in Ansprechpartner und Firmen in ANTON importiert. Pflege alle Adressen, bei denen die Daten nicht vollständig sind.

Gewünschtes Ergebnis: 
Alle importierten Daten erfüllen die Grundvoraussetzung, um mit diesen in ANTON weiter zu arbeiten.

Weg dahin: Bearbeite die einzelnen Datensätze aus der Datenpflegeliste.

1. Gehe in den Ansprechpartner.

Dort ist bereits als Standardliste die Liste + Datenpflege Ansprechpartner ausgewählt. Hier werden Dir nun alle Ansprechpartner (AP) angezeigt, bei denen benötigte Informationen fehlen.
Klicke auf den Namen des AP und ergänze die Daten. Hast Du alle benötigten Daten ausgefüllt, dann verschwindet der Datensatz aus der Liste.
Dasselbe gilt analog auch bei Firmen – Liste + Datenpflege Firmen.

2. Welche Daten sind in ANTON erforderlich?

Klicke auf das ? rechts neben dem angezeigten Namen der Ansichtsliste. Dort wird Dir aufgelistet, welche Daten ANTON als Mindestanforderung benötigt.

(Im Beispiel wird der AP „Sven Ewert“ in der Liste angezeigt, weil die Anrede nicht ausgefüllt wurde.)

3. Datenpflege über die Massenbearbeitung

ANTON bietet Dir unvollständige Daten schnell zu ergänzen: über die Massenbearbeitung. 

Setze bei allen gewünschten Datensätze vorne den Haken, bei denen Du z.B. den Typ ändern oder ergänzen möchtest.
Klicke auf Massenbearbeitung, wähle unter dem Reiter Ansprechpartner den gewünschten Typ aus. Der Haken davor wird gesetzt (wenn nicht, dann setze ihn selbst).
Nun wird bei allen gewählten APs gleichzeitig der gewählte Typ (im Beispiel Schnittstelle) geändert.

4. ANTON soll mich über eine benötigte Datenpflege informieren

Du kannst Dich von ANTON informieren lassen, wenn ein Datensatz gepflegt werden muss. Hierzu haben wir einen Workflow (WF) erstellt. Dieser steht im Moment auf inaktiv (roter Punkt).
Das siehst Du im Ansprechpartner oder in der Firma auf der rechten Seite (Nächste Workflow-Tasks).

Wir haben den WF deaktiviert, damit Du nach Deinem eigenen, initialen Adressimport nicht mit Aufgaben „zugeschüttet“ wirst. D.h. wenn Du z.B. 500 Adressen importierst und bei jeder dieser Adresse würde eine benötigte Information fehlen, dann würde Dir ANTON 500 Aufgaben in Deinen Doings dazu erstellen. Deine erste Aufgabe nach Deinem eigenen Import ist es, die Datenpflegeliste aufzurufen und diese zu bearbeiten.

Anschließend kannst Du nun den WF aktivieren. Ab dann wird Dir ANTON immer eine Aufgabe in Deinen Doings erstellen, sobald ein neuer AP oder eine neue Firma angelegt wurde und die Daten unvollständig sind. In Zukunft hast Du dadurch immer „saubere Daten“.

Workflow aktivieren – so geht’s:
Klicke rechts oben auf das Zahnrad Einstellungen (AI/KI Designer), dann Liste der Workflows und dort auf die Auswahl Ansprechpartner sowie die Kategorie Datenpflege. Der WF Datenpflege: Erstellt Aufgabe an VE, pflege die Daten des Ansprechpartner muss nun aktiviert werden. Klicke mit der Maus auf den roten Punkt. Dieser schaltet nun zu einem grünen Punkt um und wird dadurch aktiv.