Wie bekomme ich vom Kunden eine SEPA-Lastschrift?

SEPA Einverständniserklärung einholen

Um einen Rechnungsbetrag vom Kundenkonto abzubuchen benötigen wir vom Kunden eine Einverständniserklärung, ein sogenanntes SEPA Lastschriftmandat. Hierfür haben wir ein vorausgefülltes Formular im Modul „Dokumente“ abgelegt.
 

Automatischer Versand des SEPA Formulars

Um das Formular einem Kunden automatisch zu senden, gehe in den „Ansprechpartner“. Im Block „Kaufabwicklung“ findest Du das Feld „Jetzt SEPA-Formular an AP senden“.
Setze das Feld auf „ja“. Es wird sofort eine WF-E-Mail mit dem Formular SEPA-Lastschriftmandat an den AP gesendet. Gleichzeitig wird automatisch eine zweite E-Mail an die Buchhaltung geschickt, dass sie in 14 Tagen prüfen soll, ob das Formular unterschrieben zurückgekommen ist und es ggf. nochmals anfordern soll.

Wurde die Rücksendung des unterschriebenen Formulars nicht an die E-Mailadresse der Buchhaltung sondern an eine andere Firmenadresse gesendet, dann leite diese E-Mail bitte an die Buchhaltung weiter.
 

SEPA-Formular direkt versenden

Das SEPA-Formular kann auch ganz normal per E-Mail an einen Kunden gesendet werden, in dem es in einer neuen E-Mail einfach als Dokument angehängt wird.
 

Das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat liegt vor

Grundsätzlich gehören die Kontodaten immer zu der Firma. Daher gibt es im Modul „Firmen“ den Block „Liefer- und Zahlungsbedingungen“. Trage hier nun die Kontodaten aus der SEPA-Erklärung ein und setze den Haken im Feld „SEPA vorhanden“ auf „ja“. Dadurch wird der Buchhaltung im Bericht „Offene Rechnungen an Buchhaltung“ sofort angezeigt, welche Rechnungen per Lastschrift eingezogen werden können.
 

Dazugehöriger Workflow

WF322: Kaufabwicklung: Sendet E-Mail mit SEPA-Formular an Kunde – sendet E-Mail an Buchhaltung 14 Tage später zu prüfen ob SEPA zurück