Dokumentenberechtigungen erstellen

Zugriffsberechtigungen in Dokumenten erstellen

Dokumente in ANTON
ANTON verfügt über eine Dokumentenablage. Eine Dokumentenablage ist zwar kein Dokumentenmanagement, in ANTON ist es möglich, eine umfassende Sichtbar- und Bearbeitbarkeit eines Dokumentes zu regeln. Dies erfolgt über die User-Berechtigungsstruktur und der globalen Rechtevergabe für Dokumente. Die Berechtigung wird durch die Anlage und Verwendung von „Gruppen“ gelöst. Damit ist es möglich, Zugriffe oder Zugriffsverweigerungen auf die Dokumente zu steuern.

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00:21 Allgemeine Informationen / Zusammenfassung des Themas
04:16 Informationen für den Administrator: Zugriffsberechtigungen erstellen

1) Maximaler öffentlicher Zugriff – jeder Benutzer kann alle Dokumente sehen, Dokumente erstellen, ändern und auch löschen.

Wenn Du diese Einstellung bevorzugst, dann brauchst Du in ANTON nichts verändern. Das ist die Grundeinstellung. Leg sofort los.

2) Hierarchische Regelung

Es soll für die Dokumente die hierarchische Ordnung gelten, die in den Rollen angelegt ist. Dies bedeutet, dass auf ein vom Benutzer erstelltes Dokument alle Benutzer Zugriff haben, die zu seiner Rolle gehören. Ebenfalls haben alle Zugriff, die zu einer darüberstehenden Rolle gehören.

Beispiel: Die „Führungskraft“ hat Zugriff auf die Dokumente von „Mitarbeiter“, auf „Portal Nutzer“, auf „Gast Externer“ und „Supportmitarbeiter“. Der „Mitarbeiter“, der hierarchisch unterhalb der „Führungskraft“ steht, hat daher keinen Zugriff auf die Dokumente der „Führungskraft“ oder des „Vorstand“, aber auf „Portal Nutzer“, „Gast Externer“ und „Supportmitarbeiter“.

3.) Sichtbarkeit des Dokument festlegen

Wer welches Dokument sehen kann oder darf wird in der „Globale Rechtevergabe“ des Dokuments festgelegt.
Dort musst Du die Regeln festlegen, also die Rollenberechtigungen erstellen bzw. zuweisen. Damit steuerst Du die Sichtbarkeit und den Zugriff auf die einzelne Dokumente. Dies hängt davon ab, welchen „Vertreter“ Du dazu auswählst: einen „Benutzer“ oder eine „Gruppe“.
Wählst Du beim Dokument als „Vertreter“ eine „Gruppe“ aus, dann sehen alle dieser Gruppe zugehörigen Mitglieder, sowie die Hierachisch darüber stehenden Mitglieder dieses Dokument. Durch Auswahl eines einzelnen Benutzers hat ebenso der Benutzer und alle zu der selben Rolle zugehörigen Benutzer Zugriff auf das Dokument. Ebenso alle, die in der Hierachie darüber stehenden Rollen.

Einzige Ausnahme, als Mitglied in der Rolle „Vorstand“:
Erstellst Du ein Dokument, das ausser Dir niemand sehen soll, dann wählst Du beim „Vertreter“ Deinen Namen unter „Benutzer“ (Standardeinstellung). Somit bekommt keiner Dein Dokument zu sehen, auch nicht die anderen Vorstände. Möchte ich, dass mein Dolument aber nur von anderen Mitgliedern des Vorstands auch gesehen werden, wähle ich in der „Gruppe“ „Vorstand“ aus.