Wie verwende ich die Zeitsteuerung der Workflow-Aufgaben?

Eine Workflow Aufgabe kann zeitversetzt ausgeführt werden. Hierzu gibt es nun verschiedene Einstellmöglichkeiten:

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
– Anzahl der Tage
– Anzahl der Stunden
– eine Zeitleiste mit einem Schieberegler für einen festzulegenden Zeitraum
– Checkbox-Auswahl der einzelnen Tage
 

Welche Einstellungen sind möglich?

Variation 1:
Auswahl „0“ Tage und „0“ Stunden
= die Aufgabe wird wie seither sofort ausgeführt, eine Verzögerung findet nicht statt. Die Checkbox-Auswahl der Tage und die Zeitleiste darunter haben keinen Einfluss.

Variation 2:
Auswahl „1“ Tage und „0“ Stunden (also Tage sind ausgewählt, die Stunden nicht)
= die Aufgabe wird einen Tag später durchgeführt – immer bezogen auf die Auswal eines Feldes wie z.B. „Versanddatum Rechnung“.
Hier kann ich nun in der Zeitleiste festlegen zwischen welchen Uhrzeiten die Aufgabe ausgeführt werden soll.
Ist z.B. 8:00 – 9:00 eingestellt wird per Zufall eine Uhrzeit vom System gewählt, also beispielsweise 09:37:05.

Wähle ich durch das Anklicken der Tage nur bestimmte Tage aus (z.B. Mo-Fr), so wird diese Aufgabe immer so ausgeführt, dass z.B. das Wochenende ausgeschlossen wird.
Dann wäre der nächste Tag nach dem Freitag wieder der Montag.

Variation 3:
Auswahl „0“ Tage und „1“ Stunde
= Hier wird die Zeitleiste sowie die Auswahl der einzelnen Tage wieder nicht berücksichtigt.
Die Aufgabe wird 1 h nach der Vorgabe des ausgewählten Feldes ausgeführt (z.B. „nach“ „erstellt“). Stünde in dem Feld beispielsweise „erstellt“ „21-12-2018 16:05:00 h“, dann würde die Aufgabe am 21-12-2018 um 17:05:00 h ausgeführt werden.
Hat das Feld z.B. nur ein Datum ohne Zeitangabe, wie es bei „Versanddatum Rechnung“ der Fall ist, dann gibt es für die Stundenangabe keinen Bezug. Also wird die Aufgabe erst am nächsten Tag erledigt und zwar um 00:00:00 h + 1 h = 01:00:00 h.

Folgendes sollte beachtet werden:

Soll eine WF-Aufgabe bezogen auf eine vorangehende Aufgabe ausgeführt werden, muss genau überlegt werden wie die Auswahl der Tage gewählt wird.

Beispiel WF-Aufgaben:
„Sendet E-Mail Zahlungserinnerung inkl. SEPA-Formular 21 Tage nach Versanddatum Rechnung“, danach folgt die WF-Aufgabe E-Mail „Sendet E-Mail 1. Mahnung inkl. SEPA-Formular 36 Tage nach Versanddatum Rechnung“ und danach „Sendet E-Mail 2. Mahnung inkl. SEPA-Formular 51 Tage nach Versanddatum Rechnung“.

Wenn ich eine exakte Ausführung der Aufgaben sicherstellen möchte, dann muss ich in den Auswahlen der Tage alle Tage anwählen, also auch Samstag und Sonntag, sonst wird es zu Verschiebungen kommen. Es würde dann der Abstand zwischen der ersten Aufgabe „Zahlungserinnerung…“ und der „…1.Mahnung…“ ein kürzerer Zeitraum beim Versand der Mahn-E-Mail entstehen. Möchte ich dass Samstag und Sonntag nicht einbezogen werden, so muss ich die genaue Anzahl der Tage dazwischen ausrechnen und diese entsprechend in der Verzögerung anpassen.