Wie erhalte ich Aufgaben, die aus einer allgemeinen Firmen-E-Mailadresse wie info@ von ANTON erstellt wurden?
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Wie kann ich nur bestimmte Aufgaben, die aus einer info@ erstellt wurden, an einen zuständigen Mitarbeiter weiterleiten?

Nochmals zum Verständis: Deine E-Mail Adresse ist bei Dir als Benutzer in ANTON hinterlegt. Wird nun an Dich eine E-Mail gesendet und ist der Absender in ANTON bereits hinterlegt, so erstellt Dir ANTON automatisch eine neue Aufgabe daraus.
 

Ich hätte gerne, dass nur bestimmte Aufgaben aus der allgemeinen Firmenadresse wie info@ an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet wird. Wie erhält der Mitarbeiter diese Aufgabe?

Du kannst nur bestimmte Aufgaben, die aus einer E-Mailadresse wie info@ von ANTON erstellt wurden, an einen anderen Mitarbeiter/Benutzer weiterleiten lassen. Hierzu musst Du folgende 2 einfache Schritte ausführen. Dazu benötigst Du Adminrechte und die Befugnis, falls Du einen neuen kostenpflichtigen Benutzer in ANTON anlegen möchtest.

1. Lege einen neuen Benutzer in ANTON an. Dieser erhält z.B. die info@ E-Mailadresse.
Klicke rechts oben auf Einstellungen, dann auf Benutzer. Erstelle einen neuen Benutzer mit folgenden Daten:

• Anrede (optional)
• Benutzername: info@
• Vorname: Nachricht von
• Nachname: info@


2. Erstelle einen Workflow, der die Aufgabe mit einem bestimmten Betreff auf den anderen Benutzer umleitet.

• Klicke dazu rechts oben auf  Einstellungen, dann Liste der Workflows.

• Wähle das Modul Doings aus.

• Klicke auf neuer Workflow.
• Erstelle die Beschreibung, setze den Schalter Solange bis die gesetzte Bedingung eintritt.
• Wähle die Bedingung Betreff  und contains
Klicke rechts in das leere Feld und gebe dort den Begriff/Text ein, der den Workflow starten soll. 
• Klicke auf Speichern.

• Klicke unten auf neue Aufgabe und wähle aktualisiere Felder.
• Vergebe einen Aufgabenname und klicke unten rechts auf Feld hinzufügen.
• Wähle Vertreter und klicke daneben ins leere Feld. Es öffnet sich ein Fenster.
• Wähle hier den Benutzer, der in Zukunft die Aufgaben erhalten soll.
• Speichere.

Ab sofort wird beim Eingang einer E-Mail an die info@-Adresse eine neue Aufgabe beim Benutzer info@ erstellt. Beinhaltet die Aufgabe den Begriff im Betreff, den Du dort hinterlegt hast, dann startet der Workflow und ändert den Vertreter um. Jetzt erscheint diese Aufgabe bei dem gewählten Benutzer.

Mit dieser Art von Workflow kannst Du weitere bestimmte Aufgaben aus einer E-Mail an einen anderen Benutzer umleiten.

Hinweis: Dieser Workflow ist in denen aktuelleren Versionen von ANTON bereits vorangelegt. Du musst nur eventuell den Benutzer neu erstellen, den Benutzer im Workflow anpassen und mit Klick auf die roten Punkte aktivieren.

 

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