Wie kann ich in ANTON einen Auftrag aus einer Vorlage mit einem Klick erstellen?
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Wie kann ich in ANTON eine Rechnung aus einer Vorlage mit einem Klick erstellen?

Du schreibst regelmäßig Rechnungen für Kunden, in denen sich die Positionen nicht ändern oder sehr ähnlich sind?
Dann kannst Du Dir das von ANTON mit einem Klick aus einer Rechnungsvorlage aus dem Ansprechpartner heraus erstellen lassen.

Eine Rechnung automatisch mit einem Klick erstellen – in 3 Schritten eingerichtet

  1. Auswahlliste für gewünschte Rechnungen erstellen
  2. Rechnung als Vorlage anlegen
  3. Workflow erstellen

1. Auswahlliste für gewünschte Rechnungen erstellen
Lege Dir eine neue Auswahlliste an oder ergänze eine bereits vorhandene mit Deiner neuen Bezeichnung für die Rechnungsvorlage (in der Auslieferungsversion sind bereits Muster enthalten). Klicke dazu im Ansprechpartner rechts oben auf das Werkzeugsymbol und wechsle in den Layout Editor. Dort erstelle Dir eine neue Auswahlliste z.B. Rechnung aus Vorlage erstellen mit einer Auswahl für Deine Rechnung. In der neueren ANTON Installation ist dies bereits enthalten.

Wichtig: So wie Du diese Auswahl benennst, so muss nachher auch exakt die Vorlage benannt sein. Hier im Beispiel: Vorlage – Rostige Ritter VPE1.

Rechnungs Assistent

2. Rechnung als Vorlage anlegen
Gehe in das Modul Rechnungen und erstelle Dir eine neue Rechnung. Der Titel lautet hier wie oben erwähnt Vorlage – Rostige Ritter VPE1.
!! Also exakt gleich wie die Auswahl !!

Vorlage Rechnung

3. Workflow erstellen
Damit durch die Auswahl in dem Feld im Ansprechpartner die Rechnung automatisch erstellt wird, benötigst Du einen eigenen Workflow dafür.

  • Klicke rechts oben auf Einstellungen, dann Liste der Workflows.
  • Wähle unter Modul auswählen die Auswahl Ansprechpartner, Workflow-Kategorie wählen die Auswahl (AP) Rechnungs Assistent und in Unterkategorie wählen die Auswahl Rechung aus Vorlage erstellen aus.
  • Klicke auf neuer Workflow, dann aus einer Vorlage, im Feld Erzeuge Workflow für die Auswahl Ansprechpartner und bei Vorlage auswählen die Auswahl Rechnung aus Vorlage erstellen.
  • Erstelle

Folgende Einstellungen nimmst Du vor (hier am oben erwähnten Beispiel):

Beschreibung:
Vorlage – Rechnung aus Vorlage erstellen | -Vorlage – Rostige Ritter VPE 1-: Erstellt eine Rechnung aus der Vorlage; erstellt Aufgabe an Benutzer, bearbeite Deine Rechnung;  setzt Feld -Rechnung aus Vorlage erstellen- auf -ohne-.

Wann soll der Workflow ausgeführt werden:
jedesmal wenn ein Datensatz gespeichert wird.

Bedingungen
1. Feld: Rechnung aus Vorlage erstellen
2. Feld: is
3. Feld: Vorlage – Rostige Ritter VPE 1

Speichere.

Aufgaben erstellen:
1. Aufgabe:

neue Aufgabe – modulspezifische Aufgabe aktivieren

Aufgabenbezeichnung: Erstellt eine Rechnung aus einer Vorlage
Status: Aktiv
Klicke den Haken bei führe die Aufgabe unverzüglich aus, ohne über die Queue zu gehen
Aufgabentyp für Bereinigungsaufgaben: Systemaufgaben
Aufgabenbeschreibung – Aufgabe: Rechnung aus Vorlage erstellen

2. Aufgabe:
neue Aufgabe – Aufgabe erzeugen

Aufgabenbezeichnung: Erstellt Aufgabe an Benutzer: Du hast Deinem AP eine Rechnung aus einer Vorlage erstellt – bearbeite diese.
Status: Aktiv
Klicke den Haken bei führe die Aufgabe unverzüglich aus, ohne über die Queue zu gehen
Aufgabentyp für Bereinigungsaufgaben: Erinnerung
Aufgabe: Du hast Deinem AP eine Rechnung aus einer Vorlage erstellt – bearbeite diese.

Beschreibung:
Situation/Frage: Dein AP $firstname $lastname soll eine Rechnung erhalten. Du hast bereits von ANTON eine Vorlage erstellen lassen.
Gewünschtes Ergebnis: Rechnung ist erstellt und versendet oder ausgedruckt.
Weg dahin: Gehe in Rechnungen und öffne die neu erstellte Vorlage. Passe die Rechnung entsprechend Deines Kunden an und sende die Rechnung per E-Mail oder drucke diese aus, um sie dem Kunden zu übergeben.

Status: nicht begonnen
Priorität: Routine
fällig: 1 Tag nach geändert
Startdatum: 0 Tage nach geändert
Startzeit: Uhrzeit z.B. 09:00:00
Geschätze Dauer: 00:05:00
Vertreter: –Benutzer–

Eingesparte Minuten: 2
Was ANTON erledigt: Erstellt Aufgabe an Benutzer: Du hast Deinem AP eine Rechnung aus einer Vorlage erstellt – bearbeite diese.
Notiz für Erfolgsmessung: #HistorieAN – Erstellt Aufgabe an Benutzer: Du hast Deinem AP eine Rechnung aus einer Vorlage erstellt – bearbeite diese.

3. Aufgabe
neue Aufgabe – aktualisiere Felder

Aufgabenbezeichnung: Setzt Feld -Rechnung aus einer Vorlage erstellen- auf -ohne-.
Status: Aktiv
Klicke den Haken bei führe die Aufgabe unverzüglich aus, ohne über die Queue zu gehen
Feld hinzufügen

Aufgabentyp für Bereinigungsaufgaben: Systemaufgaben
Aufgabenbeschreibung – Setze Feldwerte: Rechnung aus Vorlage erstellen auf -ohne-

Wenn Du nun im Ansprechpartner im Feld Rechnung aus Vorlage erstellen die Auswahl Vorlage – Rostige Ritter VPE 1 auswählst, dann startet der Workflow und erstellt Dir sofort die neue Vorlage. Dieses findest Du im Modul Rechnungen. Gleichzeitig erhältst Du die Aufgabe, Deine Rechnung an den Kunden anzupassen

Wie kann ich weitere automatische Vorlagen hinzufügen?

Gehe in die Einstellungen, dann Auswahllisten Editor. Wähle bei Modul auswählen die Auswahl Ansprechpartner und unter Liste auswählen die Auswahl Rechnung aus Vorlage erstellen aus. Klicke auf Wert hinzufügen. Schreibe dort die Bezeichnung Deiner neuen Vorlage rein, markiere unter Rollen auswählen alle gelistete Rollen mit der Maus und speichere.

Gehe in die Liste der Workflows. Klicke auf das Bearbeitensymbol des vorher erstellten WFs und anschließend auf als Vorlage speichern. Gebe der Vorlage einen eigenen Namen. Gehe zurück in die Übersichtsliste der WFs. Klicke neuer Workflow und wähle Deine neu erstellte WF-Vorlage aus. Ändere alle Bedingungen auf Deine neue Vorlage ab und speichere diese unter einem geänderten Namen. Aktiviere den WF, in dem Du auf den roten Punkt klickst.

Eine neue Rechnung im AP aus dem Feld Rechnung aus Vorlage erstellen wird immer erst dann erstellt, wenn die Auswahl gewählt und gespeichert wurde. D.h. Du kannst die Inhalte und Artikel der Rechnungsvorlage jederzeit anpassen. Gehe dazu einfach in die Vorlage und ändere dies ab.

So einfach erstellst Du nun eine Rechnung
Wenn Du in ANTONboss in den Ansprechpartner wechselst, findest Du rechts beim AP die Assistenten. Unter Rechnungs Assistent wählst Du einfach die Auswahl Vorlage – Rostige Ritter VPE 1 aus. Dann wird sofort die Rechnung im Modul Rechnungen erstellt. Wechsle in Rechnungen und passe die neu angelegte Rechnung einfach an.

Assistent Rechnung
 

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