Warum erhalte ich im Stream beim Senden von E-Mails immer die Meldung „please verify outgoing server.“?
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Warum wird eine E-Mail von einem bekannten Ansprechpartner in ANTON nicht zur Aufgabe gewandelt?
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Wie geht ANTON mit meinen E-Mails um? Wo gibt es mit Outlook Probleme?

ANTON besitzt ein Modul, das nennt sich Stream. Der Stream zeigt ein „Abbild“ Deiner Mailbox an, die auf Deinem Mailserver liegt.
Stream ist das E-Mailprogramm von ANTON, ein E-Mail-Client, wie Outlook, Thunderbird, Handy Mail-Apps etc.. Die Funktionsweise ist bei Verwendung von IMAP überall gleich.

Mit Outlook, vorwiegend Outlook 365 kann es hier zu Problemen kommen, weil Microsoft statt IMAP gerne sein eigenes Format MAPI (alt) bzw. EWS (neu) verwendet.

Darf ANTON nicht auf Deine eigene E-Mailadresse zugreifen, kannst Du alternativ eine zweite E-Mailadresse anlegen. Du musst dann die E-Mails von der ersten Adresse auf die zweite Adresse als Kopie weiterleiten und diese in ANTON einrichten.

Wie funktioniert der Abruf von E-Mails durch ANTON

ANTON stellt im Stream Deine E-Mails dar. Die E-Mails, die Du hier siehst, liegen aber erst einmal nicht in ANTON. Du schaust hier wie durch ein „Fenster“ in Deine Mailbox/ Deinen Mailsserver rein. Die E-Mails schaust Du hier erst einmal nur an. Kickst Du auf eine E-Mail oder machst eine Aktion wie „verschieben“ oder „löschen“, dann wird dies in Deiner Mailbox ausgeführt, nicht in ANTON. Auch kann kein anderer Benutzer auf Deine E-Mails hier zugreifen – nur Du als angemeldeter Benutzer in ANTON.
 

Wie funktionieren die E-Mailscanner von ANTON

Die E-Mailscanner von ANTON gehen in bestimmten Zeitabständen in Deine Mailbox rein und schauen nach, ob es dort neue E-Mails von E-Mailadressen gibt, die auch in ANTON exisiteren. Also E-Mailadressen, die bereits bei einem Ansprechpartner, einem Lead oder einer Firma in ANTON gespeichert sind.
Wenn dies der Fall ist, dann erst holt sich ANTON einen KOPIE der E-Mail von Deinem Mailserver aus Deiner Mailbox. Diese legt ANTON dann genau bei demjenigen als Kopie ab. Alle anderen E-Mails rührt ANTON nicht an.

Also nochmals bildlich: der E-Mailscanner öffnet das „Fenster“ zu der Mailbox, durch das Du bisher reingeschaut hast. Jetzt schaut ANTON rein, erkennt eine ihm bekannte E-Mailadresse und holt durch das geöffnete „Fenster“ eine Kopie heraus und schließt dann das „Fenster“ zur Mailbox wieder zu. Du selbst kannst ebenfalls im Modul Stream das „Fenster“ aufmachen und Dir auch eine Kopie aus Deiner Mailbox herausholen.

Dies geschieht, in dem Du mit Klick auf eine E-Mail diese öffnest und nun ANTON über die rechte Funktion „bezogen auf“ und „Aktionen“ mitteilst, was er mit dieser E-Mail machen soll: daraus einen Ansprechpartner, Firma oder Lead erstellen, ein Ticket erzeugen, eine Aufgabe erstellen… – dann wird eine Kopie dieser E-Mail in ANTON reingeholt und damit das gemacht, was Du als „Aktionen“ ausgewählt hast.
 

Wie werden in ANTON E-Mails versendet?

In den Einstellungen unter Mailserver haben wir standardmäßig unseren Postausgangsserver eingerichtet. Darüber werden sofort E-Mails aus ANTON heraus versendet. Unser Server ist übergangsweise dort eingetragen, damit Du mit ANTON sofort starten kannst. Dort solltest Du aber möglichst bald Deinen eigenen Postausgangserver eintragen (z.B. smtp.strato.de). Solange das Feld von E-Mail leer bleibt, wird als Absender immer der Benutzer in der E-Mail eingetragen, der angemeldet ist.

Mailserver Einstellungen in ANTON

Der Postausgangsserver ist dafür verantwortlich, dass Du E-Mails aus ANTON heraus versenden kannst. Mit Microsoft-Anwendungen können hier Probleme auftreten, wenn diese nicht so konfiguriert sind, dass Deine eigenen E-Mailadressen einzeln E-Mails versenden dürfen.
Hierfür gibt es Lösungsbeschreibungen von Microsoft im Internet, wie z.B.

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/mail-flow-best-practices/how-to-set-up-a-multifunction-device-or-application-to-send-email-using-office-3

https://thegeneralistit.com/blog/2016/07/29/fixing-office-365-shared-mailbox-smtp-error-data-not-accepted/

Schaubild E-Mails in ANTON

Erklärungsskizze E-Mail Scanner und Stream
 

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