Wie funktionieren die Mailscanner ?

Wie sicher allgemein bekannt ist, können für Benutzer von ANTON sogenannte Mailscanner eingerichtet werden. Ein Mailscanner überprüft periodisch, ob sich E-Mails einer angegebenen Mailbox (das was man z.B. auch unter „meine Mails“, Outlook, Thunderbird und dgl. sieht) eines in ANTON bekannten Ansprechpartners (AP) zuordnen lassen. Ist das der Fall, wird die E-Mail aus der Mailbox in ANTON importiert und findet sich dann unter der Lasche „E-Mail“ bei dem betreffenden AP.

Eine sehr praktische Angelegenheit, die aber aus Sicherheitsgründen gewissen Einschränkungen unterliegt, um zu verhindern, dass z.B. private Mails im System landen und für alle Systembenutzer sichtbar werden. Nachstehend nun die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, dass eine E-Mail in ANTON landet:

1. Der Besitzer der Mailbox, die von einem Scanner überprüft wird, muss als Benutzer im System angelegt sein. Dieser Benutzer ist dann systemintern der Besitzer dieser E-Mail (auch wenn sie für andere sichtbar ist)
2. Der Empfänger oder Sender einer E-Mail muss zwingend im System als Ansprechpartner existieren.

Gerade die letzte Bedinung ist es wert genauer betrachtet zu werden. Wir machen das anhand von ein paar Beispielen. Diese sollten verdeutlichen, wie das System verhindert, dass irrtümlich unerwünschte E-Mails aus der Mailbox des Benutzers im System landen.

1) Wir bekommen einen Newsletter und möchten diesen im System ablegen. Wir selbst sind ein Nutzer, aber die Newsletteradresse des Senders ist keinem AP zugeordnet.

Da die E-Mail von keinem bekannten AP kommt, wird die E-Mail nicht ins System übernommen. Selbst wenn wir uns selbst als AP mit unserer E-Mailadresse anlegen, um das System auszutricksen. Die Bedingung, dass sowohl Empfänger wie Sender als AP existieren müssen, ist schlicht nicht erfüllt.

2) Wir bekommen private E-Mails, deren Absenderadressen dem System nicht bekannt sind

Gleicher Fall wie bei (1)

3) Wir senden aus unserem E-Mailprogramm eine E-Mail an einen ANTON unbekannten Empfänger

Gleicher Fall wie bei (1). Lege Deine Mutter als AP an und Du siehst ihre E-Mails in ANTON. Alle anderen Benutzer von ANTON sehen sie allerdings auch 😉

Das soll genügen.

Empfohlene Vorgehensweise, um z.B. verschiedene Newsletter automatisch in die Digisuite zu bekommen und an zentraler Stelle zu sammeln:

1. Anlage einer virtuellen Firma
   Tipp: Wir legen unser Unternehmen selbst als Firma an und ordnen unserere virtuellen Firma unser eigentliches Unternehmen als Hauptsitz zu. Dann ist der Zusammenhang klar : „Zeige Firmenhierachie“ (rechts)
2. Die Newslettersender werden AP dieser virtuellen Firma mit der Absenderadresse des Newsletters (meist irgendwas mit noreply@…)
3. Wenn wir uns die Newsletter an eine definierte E-Mailadresse in unserem Unternehmen schicken lassen, legen wir einen Nutzer mit dieser E-Mailadresse an und erstellen einen Mailscanner für diese Adresse
    

Auf diese Art werden nun alle Newsletter dieser angelegten „noreply“-APs beim jeweiligen „noreplay“-AP angelegt und unter der E-Mail-Lasche unserer virtuellen Firma werden alle Newsletter aller dieser AP’s kumuliert. Wir haben eine zentrale Stelle für unsere Newsletter. Und das wollten wir ja erreichen …

Hierzu ein Bilder aus unserer eigenen Praxis: