Warum kann ich manchmal Anhänge in „Meine Mails“ nicht öffnen bzw. erzeugen ein INVALIDFILE.htm?
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WF411: Mahnprozess starten – Zahlungserinnerung, 1.Mahnung, 2.Mahnung, Aufgabe an Buchhaltung Mahnbescheid erstellen

Im Modul „Rechnungen“ gibt es den Block „Mahnverfahren“. Unter diesem Block wird Dir der Stand der automatisierten Mahnung angezeigt.

Für eine automatisierte Mahnung in ANTON musst Du nur Deine Rechnung mit der Funktion „Sende E-Mail mit PDF“ (rechts) an den Kunden versenden.
Anschließend wird der Status der Rechnung auf „gesendet“ gesetzt.

Daraufhin werden die Felder „Zahlungserinnerung Versand“, „Zahlungserinnerung Frist“, „1.Mahnung Versand“, „1.Mahnung Frist“, „2.Mahnung Versand“ und „2.Mahnung Frist“ automatisch errechnet – auf Basis des Zahlungsziels 14 Tage.

Standardmäßig werden beim Versand der 1. und 2. Mahnung jeweils € 5,- Mahngebühr berechnet. Diese kannst Du auch von Hand abändern, in dem Du in den Feldern „Mahnkosten 1.Mahnung“ und „Mahnkosten 2.Mahnung“ einfach einen anderen Betrag einträgst.

Im ersten Feld „Mahnstufe“ gibt es die Auswahlen „Zahlungserinnerung“, „1. Mahnung“ und „2. Mahnung“ sowie „Inkasso“, die Dich über den aktuellen Stand informieren.
Diese Auswahlen werden automatisch eingestellt (wird die Zahlungserinnerung versendet, wird die Auswahl „Zahlungserinnerung“ automatisch gewählt, etc.).

Möchtest Du weitere Mahngebühren berechnen kannst Du in das Feld „Verzugszinsen“ eine Prozentzahl eingeben. Nach speichern und neu laden wird Dir im Feld „Verzugszinsen Betrag“ der Zinsbetrag angezeigt. Dieser wird auf Basis des Rechnungsbetrages und der „Tage im Verzug“ anteilsbezogen auf das Jahr berechnet.

Die Felder „Gesamter offener Betrag nach 1.Mahnung“ und „Gesamter offener Betrag nach 2.Mahnung“ zeigen Dir den aktuellen Stand des offenen Betrages an.

Der Kunde erhält grundsätzlich in der Zahlungserinnerung und der jeweiligen Mahnung die entsprechenden Daten zu seinem Vorgang in der E-Mail angezeigt. Zudem erhält er im Anhang das Formular zum SEPA Lastschriftmandat mit dem Hinweis in der E-Mail, ob er nicht in Zukunft das Abbuchungsverfahren wählen möchte.
 

Abbrechen des Mahnverfahrens

Hat der Kunde bezahlt, dann muss der Mahnprozess abgebrochen werden.
Hierzu stellst Du einfach den Status der Rechnung auf „bezahlt“ um, speicherst ab und ladest neu.
Es wird nun die Queue mit allen Aufgaben und noch ausstehenden Mahn-E-Mails sofort gelöscht.
Dadruch erhält der Kunde keine E-Mails mehr zu dieser Rechnung.
 

Bedeutung einzelner Felder, die sich auf den Mahnprozess beziehen

„Zahlbetrag“
Dieses Feld wird bei der Berechnung der noch offenen Beträge verwendet. Hier trägst Du den Betrag ein, den der Kunde bereits für diese Rechnung bezahlt hat.

„Rest offen“
Das Feld zeigt Dir den noch offen Betrag an. Dieser wird automatisch aus dem Rechnungbetrag und einer Teilzahlung, die im Feld „Zahlbetrag (€)“ eingegeben wird (sowie eventueller Mahngebühren) errechnet.

„Versanddatum Rechnung“
Dieses wird automatisch eingetragen, sobald eine Rechnung per E-Mail über den rechten Funktionslink „Sende E-Mail mit PDF“ verschickt wurde.

„Status“
automatisch erzeugt = ohne direkte Funktion
erzeugt = ohne direkte Funktion
bestätigt = ohne direkte Funktion
gesendet = wird automatisch gewählt, nach E-Mailversand, dadurch werden automatisch Mahndaten erstellt
bezahlt = bricht den Mahnprozess ab
Gutschrift = bricht den Mahnprozess ab
mit GS/RE verrechnet = wird verwendet, wenn Gutschriften erledigt sind
Testrechnung falsch = keine direkte Funktion
Teilzahlung = bricht den Mahnprozess ab
SEPA Abbuchung = bricht den Mahnprozess ab

„fällig“
wird automatisch errechnet aus „Versanddatum der Rechnung“ und der gewählten Zahlungserinnerung/Mahnungsfrist.

„Mahnstufe“
Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, „Inkasso“.
Dient derzeit nur zur eigenen schnellen Information.

„Verzugszinsen (%)“
Prozentuale Angabe der Mahngebühr, errechnet aus den Tagen im Verzug in Beziehung zum Rechnungsbetrag.

„VerzugszinsenBetrag (€)“
Zeigt den Betrag an, wenn eine Prozentzahl unter „Verzugszinsen (%)“ ausgewählt wurde.

„Tage im Verzug“
Wird für die Berechnung der Verzugszinsen benötigt. Die Tage werden automatisch errechnet aus der Differenz Datum bei „fällig“ und Versanddatum der 2.Mahnung.

„Mahnkosten 1.Mahnung (€)“
Gebe den Euro-Betrag Deiner Mahnkosten hier direkt ein. Standardeintrag ist 5,-.

„Mahnkosten 2.Mahnung (€)“
Gebe den Euro-Betrag Deiner Mahnkosten hier direkt ein. Standardeintrag ist 5,-.

„Gesamter offener Betrag nach 1.Mahnung“
Der aktuell noch offene Betrag nach der 1. Mahnung.

„Gesamter offener Betrag nach 2.Mahnung“
Der aktuell noch offene Betrag nach der 2. Mahnung.

„Bemerkung“
Steht zur freien Verwendung für individuelle Deine Notizen zu dem Vorgang zur Verfügung.
 


WF411: Mahnprozess starten – Zahlungserinnerung, 1.Mahnung, 2.Mahnung, Aufgabe an Buchhaltung Mahnbescheid erstellen

führe Aufgabe verzögert aus 21 Tage nach Versanddatum Rechnung

Zahlungserinnerung zur Rechnungsnr. $invoice_no vom $invoicedate
 

$(general : (__VtigerMeta__) companylogo)


[PA]Liebe/r $(contact_id : (Contacts) cf_738) $(contact_id : (Contacts) lastname),[/PA][PAD]Liebe/r $(contact_id : (Contacts) firstname),[/PAD][AA]Sehr geehrte Damen und Herren,[/AA]

[SIE]zu der Rechnungnummer $invoice_no vom $invoicedate konnten wir leider bis heute noch keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen. Wir bitten höflich um Ausgleich des noch offenen Betrages von $hdnGrandTotal € ohne Abzüge bis zum $cf_2291 auf unser Bankkonto.

Falls Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandlos zu betrachten.

Hinweis: Um den Aufwand für die Bezahlung von Rechnungen so gering als möglich zu halten vereinbaren Sie doch einfach mit uns ein SEPA-Lastschriftverfahren. Damit werden die Beträge automatisch abgebucht und Sie müssen sich keine Gedanken mehr über offene Rechnungen machen. Ein Widerruf ist jederzeit einfach per E-Mail möglich. Anbei erhalten Sie das Formular für das SEPA-Lastschriftmandat angehängt. Bitte senden Sie dieses ausgefüllt und unterschrieben wieder an uns zurück. Alles weitere erledigen wir.

Vielen Dank.[/SIE]

[DU]zu der Rechnungsnummer $invoice_no vom $invoicedate konnten wir leider bis heute noch keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen. Wir bitten höflich um Ausgleich des noch offenen Betrages von $hdnGrandTotal € ohne Abzüge bis zum $cf_2291 auf unser Bankkonto.

Falls Du zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst hast, bitten wir Dich, dieses Schreiben als gegenstandlos zu betrachten.

Hinweis: Um den Aufwand für die Bezahlung von Rechnungen so gering als möglich zu halten vereinbare doch einfach mit uns ein SEPA-Lastschriftverfahren. Damit werden die Beträge automatisch abgebucht und Du musst Dir keine Gedanken mehr über offene Rechnungen machen. Ein Widerruf ist jederzeit einfach per E-Mail möglich. Anbei erhälst Du das Formular für das SEPA-Lastschriftmandat angehängt. Bitte sende dieses ausgefüllt und unterschrieben wieder an uns zurück.
Alles weitere erledigen wir.

Vielen Dank.[/DU]

Herzliche Grüße
$(assigned_user_id : (Users) first_name) $(assigned_user_id : (Users) last_name)
$(assigned_user_id : (Users) title)

$(assigned_user_id : (Users) department)
$(assigned_user_id : (Users) email1)
$(assigned_user_id : (Users) phone_work)


$(general : (__VtigerMeta__) companyname)
$(general : (__VtigerMeta__) companystreet)
$(general : (__VtigerMeta__) companycode) $(general : (__VtigerMeta__) companycity)
$(general : (__VtigerMeta__) companycountry)

$(general : (__VtigerMeta__) companyphone)
$(general : (__VtigerMeta__) companyfax)
$(general : (__VtigerMeta__) companymail)
$(general : (__VtigerMeta__) companyurl)

$(general : (__VtigerMeta__) companyceo)
$(general : (__VtigerMeta__) companyregcourt)
$(general : (__VtigerMeta__) companyregno)
$(general : (__VtigerMeta__) companyvatno)


führe Aufgabe verzögert aus nach 36 Tagen nach Versanddatum Rechnung

1.Mahnung: Rechnungsnr. $invoice_no vom $invoicedate

$(general : (__VtigerMeta__) companylogo)


[PA]Liebe/r $(contact_id : (Contacts) cf_738) $(contact_id : (Contacts) lastname),[/PA][PAD]Liebe/r $(contact_id : (Contacts) firstname),[/PAD][AA]Sehr geehrte Damen und Herren,[/AA]

[SIE]auf unsere Zahlungserinnerung vom $cf_2290 zu der Rechnungsnummer $invoice_no vom $invoicedate haben Sie nicht reagiert.
Durch den Verzug werden $cf_2286 € Mahngebühr fällig. Bitte überweisen Sie den gesamt fälligen Betrag von $cf_2288 bis zum $cf_2293.

Falls Sie diesen Zahlungstermin nicht einhalten, werden wir Ihnen Kosten des Mahnverfahrens und Verzugszinsen in Rechnung stellen müssen.

Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.

Hinweis: Um den Aufwand für die Bezahlung von Rechnungen so gering als möglich zu halten vereinbaren Sie doch einfach mit uns ein SEPA-Lastschriftverfahren. Damit werden die Beträge automatisch abgebucht und Sie müssen sich keine Gedanken mehr über offene Rechnungen machen. Ein Widerruf ist jederzeit einfach per E-Mail möglich. Anbei erhalten Sie das Formular für das SEPA-Lastschriftmandat angehängt. Bitte senden Sie dieses ausgefüllt und unterschrieben wieder an uns zurück. Alles weitere erledigen wir.

Mit freundlichen Grüßen[/SIE]

[DU]auf unsere Zahlungserinnerung vom $cf_2290 zu der Rechnungsnummer $invoice_no vom $invoicedate hast Du nicht reagiert.
Durch den Verzug werden $cf_2286 € Mahngebühr fällig. Bitte überweise den gesamt fälligen Betrag von $cf_2288 bis zum $cf_2293.

Falls Du diesen Zahlungstermin nicht einhältst, werden wir Dir Kosten des Mahnverfahrens und Verzugszinsen in Rechnung stellen müssen.

Sofern Du zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst hast, bitten wir Dich, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.

Hinweis: Um den Aufwand für die Bezahlung von Rechnungen so gering als möglich zu halten vereinbare doch einfach mit uns ein SEPA-Lastschriftverfahren. Damit werden die Beträge automatisch abgebucht und Du musst Dir keine Gedanken mehr über offene Rechnungen machen. Ein Widerruf ist jederzeit einfach per E-Mail möglich. Anbei erhälst Du das Formular für das SEPA-Lastschriftmandat angehängt. Bitte sende dieses ausgefüllt und unterschrieben wieder an uns zurück. Alles weitere erledigen wir.

Gruß[/DU]
$(assigned_user_id : (Users) first_name) $(assigned_user_id : (Users) last_name)
$(assigned_user_id : (Users) title)

$(assigned_user_id : (Users) department)
$(assigned_user_id : (Users) email1)
$(assigned_user_id : (Users) phone_work)


$(general : (__VtigerMeta__) companyname)
$(general : (__VtigerMeta__) companystreet)
$(general : (__VtigerMeta__) companycode) $(general : (__VtigerMeta__) companycity)
$(general : (__VtigerMeta__) companycountry)

$(general : (__VtigerMeta__) companyphone)
$(general : (__VtigerMeta__) companyfax)
$(general : (__VtigerMeta__) companymail)
$(general : (__VtigerMeta__) companyurl)

$(general : (__VtigerMeta__) companyceo)
$(general : (__VtigerMeta__) companyregcourt)
$(general : (__VtigerMeta__) companyregno)
$(general : (__VtigerMeta__) companyvatno)

 


führe Aufgabe verzögert aus nach 51 Tagen nach Versanddatum Rechnung

2.Mahnung: Rechnungsnr. $invoice_no vom $invoicedate
 

$(general : (__VtigerMeta__) companylogo)


[PA]Liebe/r $(contact_id : (Contacts) cf_738) $(contact_id : (Contacts) lastname),[/PA][PAD]Liebe/r $(contact_id : (Contacts) firstname),[/PAD][AA]Sehr geehrte Damen und Herren,[/AA]

[SIE]auf unsere Zahlungserinnerung vom $cf_2290 und 1. Mahnung vom $cf_2292 zu der Rechnungsnummer $invoice_no vom $invoicedate haben Sie nicht reagiert.

Folgende Beträge sind zur Zahlung fällig:

Rechnungsbetrag: $hdnGrandTotal €
Verzugszinsen: $cf_2197%  $cf_2196 €
Mahnkosten 1.Mahnung: $cf_2286 €
Mahnkosten 2.Mahnung: $cf_2287 €
Bereits bezahlter Betrag: $cf_1327 €
Fällige Gesamtsumme $cf_2289

Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von $cf_2289 € bis spätestens $cf_2295.

Falls die letzte Zahlungsfrist ohne Eingang des Betrages auf unser Konto verstreicht, sehen wir uns gezwungen, gerichtliche Schritte gegen Sie einleiten zu müssen. Die Kosten des gesamten Verfahrens gehen zu Ihren Lasten.

Sofern Sie zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.

Hinweis: Um den Aufwand für die Bezahlung von Rechnungen so gering als möglich zu halten vereinbaren Sie doch einfach mit uns ein SEPA-Lastschriftverfahren. Damit werden die Beträge automatisch abgebucht und Sie müssen sich keine Gedanken mehr über offene Rechnungen machen. Ein Widerruf ist jederzeit einfach per E-Mail möglich. Anbei erhalten Sie das Formular für das SEPA-Lastschriftmandat angehängt. Bitte senden Sie dieses ausgefüllt und unterschrieben wieder an uns zurück. Alles weitere erledigen wir.

Mit freundlichen Grüßen[SIE]

[DU]auf unsere Zahlungserinnerung vom $cf_2290 und 1. Mahnung vom $cf_2292 zu der Rechnungsnummer $invoice_no vom $invoicedate hast Du leider nicht reagiert.

Folgende Beträge sind zur Zahlung fällig:

Rechnungsbetrag: $hdnGrandTotal €
Verzugszinsen: $cf_2197%  $cf_2196 €
Mahnkosten 1.Mahnung: $cf_2286 €
Mahnkosten 2.Mahnung: $cf_2287 €
Bereits bezahlter Betrag: $cf_1327 €
Fällige Gesamtsumme $cf_2289

Bitte überweise den fälligen Betrag von $cf_2289 € bis spätestens $cf_2295.

Falls die letzte Zahlungsfrist ohne Eingang des Betrages auf unser Konto verstreicht, sehen wir uns gezwungen, gerichtliche Schritte gegen Dich einleiten zu müssen. Die Kosten des gesamten Verfahrens gehen zu Deinen Lasten.

Sofern Du zwischenzeitlich die Zahlung veranlasst hast, bitten wir Dich, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.

Freundliche Grüße[/DU]
$(assigned_user_id : (Users) first_name) $(assigned_user_id : (Users) last_name)
$(assigned_user_id : (Users) title)

 

$(assigned_user_id : (Users) department)
$(assigned_user_id : (Users) email1)
$(assigned_user_id : (Users) phone_work)


$(general : (__VtigerMeta__) companyname)
$(general : (__VtigerMeta__) companystreet)
$(general : (__VtigerMeta__) companycode) $(general : (__VtigerMeta__) companycity)
$(general : (__VtigerMeta__) companycountry)

$(general : (__VtigerMeta__) companyphone)
$(general : (__VtigerMeta__) companyfax)
$(general : (__VtigerMeta__) companymail)
$(general : (__VtigerMeta__) companyurl)

$(general : (__VtigerMeta__) companyceo)
$(general : (__VtigerMeta__) companyregcourt)
$(general : (__VtigerMeta__) companyregno)
$(general : (__VtigerMeta__) companyvatno)


Erstelle Aufgabe an Buchhaltung

führe Aufgabe verzöger aus nach 58 Tagen nach Versanddatum Rechnung

Der Kunde hat bis heute nicht bezahlt trotz 3-mailger Erinnerung. Bitte Mahnbescheid einleiten.

Kunde hat nach der Zahlungsaufforderung und 1. und 2. Mahnung nicht bezahlt. Bitte den Mahnbescheid einleiten.

Zahlungserinnerung wurde 21 Tage nach Rechnungsversand versendet
1. Mahnung wurde 36 Tage nach Rechnungsversand versendet
2. Mahnung wurde 51 Tage nach Rechnungsversand versendet

Versanddatum und Fristen sind in der Rechnung aufgeführt.


Setzt Feld -Mahnstufe- auf -Zahlungserinnerung- nach 21 Tagen


Setzt Feld -Mahnstufe- auf -1. Mahnung- nach 36 Tagen


Setzt Feld -Mahnstufe- auf -2. Mahnung- nach 51 Tagen


Setzt Feld -Mahnstufe- auf -Inkassoliste- nach 58 Tagen


ANTONs Workload (5min)


ANTONs Workload (5min)


ANTONs Workload (5min)


ANTONs Workload (5min)


WF412 Mahnprozess abbrechen

Nach dem Speichern bitte den Browser aktualisieren (F5). Nun ist der „Gesamt offener Betrag“ errechnet worden.

 

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