Einführung in ANTON: Bringe mir Deinem digitalen Assistent bei, wie ich Dich bei der Bearbeitung von Aufgaben und Mails unterstütze – Dauer 30 Minuten – danach entlaste ich Dich täglich um 30-90 Minuten.

Situation/Frage: 
Du hast mich, ANTON zum ersten Mal geöffnet. Wie komme ich als Dein Assistent ans laufen ? …… 

Gewünschtes Ergebnis: 
Das erste Ziel ist erreicht, wenn Du täglich 30 Minuten weniger Zeit für die Bearbeitung Deiner Aufgaben und Mails benötigst.

Weg dahin: 
Du hast die Wahl zwischen zwei Wegen, die Du gehen kannst.

• Du kannst Dir mich, ANTON von Deinem Customer Success Team erklären lassen. Tel.: 06341 598 218 1 oder trage hier Deinen Wunschtermin ein.
• oder folge den Schritten in der Anleitung unten. In 30 Minunten hast Du das erledigt.

Hast Du Fragen?
ANTONboss: Bei Fragen schreibe an unseren Support: support@e-wert.de
ANTONdigisuite (kostenpflichtig): Bei Fragen nutzt Du kostenlos den Slack Support Channel. Deinen Slack Support Channel erreichst Du über das Fragezeichen „?“ oben rechts. 

We are happy that you are here – ich ANTON und mein ganzes Team
 

Ein paar Zeilen vorweg. Öffne mich, ANTON in einem zweiten TAB und lege den, wenn möglich, auf Deinen zweiten Bildschirm. Dann kannst Du hier lesen und das Beschriebene auf dem anderen Bildschirm ausführen. 

Links im Menü unter „mehr“ siehst Du alle Module, die im Moment in ANTON aktiviert sind. Über das Zahnrad oben rechts kommst Du zu meinem Herz, dem KI/AI Designer. 

Lass starten:

Schritt 1 von 3

Deine Zentrale ist Doings. In Doings findest Du alles was Dir wichtig ist. Insbesondere auch wichtige Mails. Mit den nächsten Schritten teilst Du mir mit, welches Logo ich beim Schriftverkehr verwenden soll, welches XING oder LinkedIN Profil Du verwendest, was Deine Telefonummer ist usw… – sprich ich nehme Deine persönlichen Daten entgegen.

Fangen wir mit den Daten zu Deiner Firma an. Klicke oben rechts auf das Rädchen und gehe zum 4. Block:

Füge hier alle Deinen Unternehmensinformationen ein.
Diese Daten verwende ich automatisch in unterschiedlichen Modulen, z.B. im Briefkopf, als Footer in E-Mails, usw..

Weiter geht es mit dem, was Dich persönlich betrifft. Wähle Deine Benutzereinstellungen oben rechts aus.

Befülle die Felder, zu denen Du Daten hast. Wenn Du bspw. kein XING Profil hast, lass das Feld leer. Hast Du Fragen ? Klicke auf das blaue A neben dem Feld und Du findest eine Erklärung, die das Feld beschreibt. 
Done! Wenn Du weitere Benutzer, Mitarbeiter anlegen möchtest, klicke das Zahnrad oben rechts und wähle:

und lege dort die Mitarbeiter an, die mich ebenfalls als Assistent nutzen dürfen. Ich versende dann an diese Mitarbeiter/Nutzer die Zugangsdaten automatisch.

Jetzt sind 10 Minuten rum und der erste von 3 Schritten ist erledigt. Weiter mit Schritt 2. 

Schritt 2 von 3

Wie zuvor beschrieben enthält Deine Übersicht Doings auch wichtige E-Mails. Damit ich, ANTON mit Deinen E-Mails arbeiten kann muss ich darauf zugreifen können. Damit arbeiten bedeutet: ablegen, aus Anhängen Dokumente erstellen und in Deine Doings übertragen. Wenn dieser Schritt erledigt ist, dann siehst Du Deine E-Mails wie bisher in Deinem eigenen E-Mailprogramm (Outlook, Thunderbird, GMail…) und zusätzlich im Modul Stream in ANTON.

Für diesen Schritt benötigst Du 5 Minuten. Klicke im Menü links auf Stream. Du benötigst folgende Daten: Name Deines E-Mailservers (z.B. imap.strato.de), Deinen Benutzernamen (meistens die E-Mailadresse) und Dein Passwort.
Letzter Schritt.

Schritt 3 von 3

In diesem Schritt geht es darum mich, ANTON darüber zu informieren, mit wem Du arbeitest bzw. kommunizierst. Dazu biete ich Dir 3 Möglichkeiten:

3.1. Du kannst nun aus einer E-Mail direkt einen neuen Ansprechpartner anlegen. Dazu klickst Du einfach auf die E-Mail und dann rechts oben auf die Auswahlliste „bezogen auf“. Wähle „Ansprechpartner hinzufügen“, ergänze die Daten und speichere ab. Damit ist mir, ANTON Dein neuer Ansprechpartner bekannt. Ab dem Moment organisiere ich die bevorzugte Bearbeitung der Nachrichten dieser Person, indem ich die E-Mails in ein Doing umwandle.

Dass ich eine E-Mail in ein Doing gewandelt habe, signalisiere ich Dir dadurch, dass ich den Status der E-Mail auf „gelesen“ ändere.

3.2. Du möchtest sofort Deine vorhandenen Kontaktdaten in ANTON bringen? Dann importiere diese. Kommen danach neue Kontakte hinzu, dann füge diese wie unter 3.1. beschrieben per Klick als neuen Ansprechpartner hinzu.
Den Import erkläre ich Dir hier. Dort findest Du auch einen Download für eine Mustertabelle.

3.3. BETA (in Kürze verfügbar): Ich, ANTON erselle für Dich die Ansprechpartner aus Deiner bisherigen E-Mail Kommunikation.
Dazu gehst Du in Deinen Mailscanner und führst folgende Schritte aus: …

Informiere hier Dich, wie ich Dich bei dem Thema Datenpflege unterstützen kann und schließe damit Deine Installation ab.
 

Datenpflege

Nachfolgend liste ich Dir die Informationen auf, die ich benötige, um meinen Job optimal machen zu können. Grundsätzlich funktioniere ich auch, wenn ich keine vollständigen Daten habe. Ansprechpartner, zu denen ich keine vollständigen Daten habe, stelle ich Dir unter Ansprechpartner in der Datenpflegeliste  „+ Datenpflege Ansprechpartner“ zur Verfügung.

• Anrede
• Vornamen
• Nachname
• E-Mail
• Typ
• per Du (ja oder nein)

Hast Du viele ungepflegte Daten, dann nutze die Funktion „Massenbearbeitung„, um schnell voranzukommen.
Wie das genau geht, klicke hier.

Wie ich, ANTON Dich bei der Anrede unterstütze
Grundsätzlich werden alle Deine Kontakt per „Sie“ angeredet. Die Anrede ist standarmäßig auf „Sehr geehrter Herr…“ oder „Sehr geehrte Frau…“ eingestellt. Weiß ich nicht ob Dein Kontakt Männlein oder Weiblein ist, dann wird dieser mit „Hallo“ angeredet. Bist Du mit einem Kontakt „per Du“, dann verwende ich die Anrede „Hallo Peter“, „Hallo Petra“. Willst Du das grundsätzlich ändern, dann klicke hier.

Bericht über Datenpflege
Datenpflege ist wichtig. Bist Du mit mir einer Meinung? Dann kann ich Dir jede Woche automatisch einen Bericht über unvollständige Datensätze per E-Mail zusenden. Wie das geht, klicke hier.

Duplikate
Ach ja, das Thema Duplikate beherrsche ich auch! Willst Du jetzt Duplikate finden, dann klicke hier.

Fertig!!!  Du hast es geschafft.
Lass uns loslegen und zusammen ein paar Doings erledigen   alles weitere kommt dann von selbst.

Dein ANTON und Team

P.S.: Diese Anleitung findest Du auch in den FAQs (Einführung in ANTON) auf unserer Webseite. Klicke dazu auf das FAQ-Symbol in der Leiste oben.

P.P.S.: Interessiert Dich auch das Thema „automatische Aufgabenweiterleitung“ an Mitarbeiter oder Abteilungen? So richtest Du das ein.