Eine Mail wurde vom Mailscanner nicht importiert. Warum ist das passiert ?

Um diese Frage zu beantworten, sollte ich die Arbeitsweise des E-Mailscanners beschreiben, der die E-Mails aus den Outlook-Ordnern (richtiger Exchange-Server-Ordnern) „untersucht“ und dann in ANTON importiert, wenn Absender- oder Empfänger-E-Mailadresse einem Ansprechpartner zuzuordnen sind.

1. Jeder ANTON-Nutzer hat einen E-Mailscanner, der durch den Admin zu irgendeinem Zeitpunkt eingerichtet worden ist. Dabei wurden aber nicht alle Ordner zum Scan ausgewählt, um die Laufzeit des Scanners zu reduzieren. Nach diesem Zeitpunkt in Outlook erzeugte neue Ordner sind diesem Scanner ebenfalls nicht bekannt.
2. Die Ordner, die zum Scan ausgewählt sind, werden dann durchsucht, ob am Tag des Scan-Laufs (also heute) neue E-Mails angekommen sind. Diese werden dann untersucht, ob sie zu importieren sind.

Was folgert daraus: Die E-Mails werden sicher importiert, wenn sie erst nach ca. 1h aufgeräumt und in Unterordner verschoben werden.
Wurden sie vorher weggeräumt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie vom Scan nicht erfasst werden.
Rein theoretisch wäre es möglich alle Ordner zum Scan auszuwählen. Damit würden aber sowohl der ANTON-Server, wie auch der Exchange-Server ziemlich in die Knie gehen. Man überlege als Beispiel: Jeder Nutzer hat eine Scanner und hat einige hundert E-Mailordner => der Scanner wird ewig laufen und beide Server stark belasten. Gerade der Exchange-Server mag das Wechseln in die verschiedene Ordner gar nicht. Ausweg: neue richtig „dicke“ und damit teure Server kaufen/mieten.

Trotzdem ist das nicht die vollständige Lösung, da der Scanner nur die Folder kennt, die zum Zeitpunkt der Einrichtung bekannt waren. Es müsste also jeden Tag ein Update aller Scanner erfolgen. Entweder manuell oder durch einen neu zu entwickelnden Job, der diesen Update automatisch durchführt.

Import von alten E-Mails: Es werden immer nur die E-Mails von „heute“ untersucht und importiert. Man kann durch Konfiguration auch in die Vergangenheit gehen, aber das erhöht die Laufzeit des Scanners und die Serverlast enorm. Das sollte also nur in Ausnahmefällen gemacht werden.

Zusammenfassung: Die E-Mailscanner sind eine feine Sache, aber falsch konfiguriert können sie die beteiligten Server an den Rand des Zusammenbruchs führen. Wir kommen hier in technische Grenzbereiche, die man am Besten durch simple Spielregeln in den Griff bekommt.

Die bewährte Spielregel: E-Mails erst nach einer Stunde in Unterordner verschieben.