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Ein Feld lässt sich in Abhängigkeit eines anderen Feldes automatisch befüllen. Kann dieser Vorgang durchgeführt werden, ohne dass ich darauf warten muss bis der Workflow gelaufen ist – also ohne Wartezeit?

Es gibt ab sofort in den Workflow-Aufgaben in ANTON eine neue Funktion, mit der das automatische Ausfüllen oder Umstellen von Feldern unabhängig von der Laufzeit des Workflows durchgeführt wird. Sobald die Bedingung für den Workflow erfolgt ist, wird die Aktion ohne Wartezeit ausgeführt.

 

 

Wie arbeitet ein Workflow?

Ein Workflow startet immer dann, wenn die Bedingung dafür erfüllt wurde. Wenn ich z.B. in einem Workflow für das Modul Ansprechpartner die Bedingung Jobtitel is Führungskraft hinterlege, dann startet der Workflow, sobald im Ansprechpartner im Feld Jobtitel der Begriff Führungskraft eingetragen wird. Was der Workflow nun tut, das bestimmen die Workflow Aufgaben.

 

Wie lasse ich vom Workflow ein Feld befüllen?

Erstelle eine Aufgabe in dem Workflow. Die Aufgabe soll z.B. das Feld Website neu befüllen, sobald die Bedingung des Workflows erfüllt wurde – also wie oben beschrieben, wenn das Feld Jobtitel auf Führungskraft geändert oder neu befüllt wird. Klicke im Workflow auf neue Aufgabe und wähle aktualisiere Felder. Gib der neuen Aufgabe nun einen Namen z.B. Setzt Feld -Website- auf -99999.de-. Klicke unten auf Feld hinzufügen und wähle die Auswahl Website und klicke in das graue Feld nebenan. Schreibe den neuen Namen der Website hier als Text rein, in dem Beispiel 99999.de

 

Wie wird das Feld nun sofort umgestellt ohne dass ich warten muss bis der Workflow durchgelaufen ist?

Setze den Haken in der Workflow-Aufgabe bei führe die Aufgabe unverzüglich aus, ohne über die Queue zu gehen und speichere ab.

Wenn Du nun im Ansprechpartner das Feld Jobtitel auf Führungskraft änderst, dann ändert der Workflow sofort das Feld Website auf 9999.de ohne Wartezeit. Um das Ergebnis zu sehen, musst Du Deine Browseransicht aktualisieren (F5).
Diese „sofort“-Funktion steht Dir in allen Aufgaben zur Verfügung.

Beachte: Wenn eine Aufgabe sofort ausgeführt wird, hast Du keine Zeit mehr nachträglich etwas zu ändern oder die Aufgabe zu stoppen! Gerade bei E-Mails macht die Workflow-Verzögerung durchaus Sinn. Werden zu viele Datensätze gleichzeitig mit einem Workflow angesprochen, kann dies Performanceproblemen führen.

 

 

Hinweis zur Aufgabe Queue bereinigen

Wird die Funktion Queue bereinigen ebenfalls auf führe die Aufgabe unverzüglich aus, ohne über die Queue zu gehen gesetzt, dann wird die Queue zwar komplett gelöscht, aber alle Aufgaben, die ebenfalls auf „sofort“ gestellt wurden, werden noch ausgeführt.
Beispiel: Ich habe in meinem Workflow die Aufgaben 1. E-Mail senden auf „sofort“, 2. E-Mail senden nach 3 Tagen, Feld zurücksetzen auf -ohne- und Queue bereinigen auf „sofort“. In der Einstellung wird nun die Aufgabe 1. E-Mail senden ausgeführt, aber alle weiteren Aufgaben sofort weggelöscht.

 

 

 

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